Das digitale Büro begleitet Sie auch in der Zukunft

Mit der Zunahme an digitalen Vorgängen und gesetzlichen Vorgaben wachsen auch die Anforderungen an Ihr Büro. Zudem erschweren digitale und analoge Dokumente in Kombination den Überblick. Digitalisierung bringt Ordnung in Ihre Daten, vereinfacht Abläufe und macht Sie fit für die Zukunft. Für Selbstständige und kleine Unternehmen übernehme ich Planung, Einrichtung und Betreuung passender Lösungen.

Alle Lösungen funktionieren mit Mac, PC und im Mix.

macOS

Windows

Souverän

Anwendungen und Daten laufen auf eigener Technik im Büro oder bei einem Hoster in Deutschland, mit Open-Source-Software und ohne Abhängigkeit von großen Cloud-Plattformen. Sie bestimmen, wo Ihre Daten liegen und wer darauf zugreift. Die drei Varianten lassen sich einzeln nutzen oder kombinieren. Der Aufbau lässt sich bedarfsgerecht steuern.

NAS im Büro

Ein zentraler Datenspeicher, der per Kabel ans Büronetzwerk angeschlossen ist.

  • Zentrale Dateiablage
  • Ausfallsicher konfiguriert
  • Apps direkt auf dem NAS
  • Backups von Mac und PC

Mini-Server im Büro

Ein kompakter Rechner im Büro für Anwendungen und Daten.

  • Kompakt, wenig Platzbedarf
  • Leistung für mehrere Apps
  • Schneller SSD-Speicher
  • Sicherung auf externem Speicher

Server beim deutschen Hoster

Ein gemieteter Server im Rechenzentrum, von jedem Standort erreichbar.

  • Standort in Deutschland
  • Verschlüsselte Verbindung
  • Kombinierbar mit NAS im Büro
  • Betreuung frei wählbar

Von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb

Damit die Technik im Alltag zuverlässig zusammenarbeitet, gehören Netzwerk, Stromversorgung, Anwendungen und Datensicherung von Anfang an zur Planung. Ich richte die einzelnen Bausteine ein, übernehme vorhandene Daten und zeige Ihnen und Ihrem Team, wie Sie damit arbeiten.

Einbindung ins Netzwerk

NAS und Mini-Server werden dauerhaft ins Büronetzwerk eingebunden.

  • Feste Adressen im Netzwerk
  • Erreichbarkeit sicherstellen
  • Zugriffsrechte festlegen

Schutz bei Stromausfall

Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) überbrückt kurze Ausfälle.

  • Akku für NAS, Server und Netzwerk
  • Automatisches Herunterfahren
  • Schutz vor Datenverlust

Installation der Apps

Passende Open-Source-Apps werden auf NAS oder Server installiert.

  • Installation und Konfiguration
  • Anbindung an die Geräte
  • Zugänge einrichten

Backup und Wiederherstellung

Mehrere Kopien und eine regelmäßig geprüfte Wiederherstellung.

  • Kopie auf getrennter USB-Festplatte
  • Sicherung mit früheren Versionen
  • Verschlüsselte Kopie außer Haus

Zugriff von unterwegs

Sicher arbeiten im Homeoffice oder unterwegs, wie im Büro.

  • Verschlüsselter VPN-Zugang ins Büro
  • Zweistufige Anmeldung, wo möglich
  • Apps sicher im Browser nutzen

Laufende Wartung

Auf Wunsch wird die laufende Betreuung übernommen.

  • Kontrolle von Backups und Speicher
  • Updates für NAS, Server und Apps
  • Erweiterung bei Wachstum

Digitales Büro im Alltag

Vom Papierstapel zur digitalen Ablage

Ein digitales Büro besteht aus mehreren Bausteinen, die im Alltag ineinandergreifen. So lassen sich Papier und digitale Dokumente geordnet, sicher und schnell auffindbar verwalten.

Technische Basis

Die Grundlage, auf der alle Anwendungen laufen.

  • Hardware: NAS, Mini-Server oder Hoster
  • Software: passende Open-Source-Apps
  • Domain: eigene Internetadresse
  • Reverse Proxy: verschlüsselter Zugang für alle Apps

Scanner oder Smartphone

Papier wird direkt am Arbeitsplatz digital erfasst.

  • Beidseitiger Scan per Knopfdruck
  • Belege per Handy fotografieren
  • Direkt in die Dokumentenverwaltung

Dokumentenverwaltung

Rechnungen, Verträge und Briefe werden erkannt und archiviert.

  • Automatische Texterkennung
  • Volltextsuche in Sekunden
  • Dauerhaft und geordnet archiviert

Individuelle Automatisierung

Dokumente werden nach Ihren Regeln automatisch verarbeitet.

  • E-Mail-Anhänge automatisch ablegen
  • Rechnungen automatisch weiterleiten
  • Benachrichtigung bei neuen Dokumenten

Cloud-Lösungen

Bei einer Cloud-Lösung nutzen Sie die Anwendungen und den Speicher eines etablierten Anbieters. E-Mails, Kalender, Dateien und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten stehen über den Browser oder passende Apps zur Verfügung. Dafür benötigen Sie keinen eigenen Büroserver. Der Anbieter betreibt die Infrastruktur und hält seine Dienste aktuell. Ich unterstütze Sie bei der Auswahl, der Einrichtung und dem Umzug Ihrer Daten. Bei der Auswahl zählen neben den Funktionen auch laufende Kosten, Datenschutz und die Möglichkeit, Daten später zu einem anderen Anbieter mitzunehmen.

Google Workspace

Die Lösung von Google bildet alle Apps und Dienste vollständig im Browser ab.

  • Gmail, Kalender, Drive und Meet
  • Docs, Sheets und Slides
  • Gemeinsames Bearbeiten im Browser

Microsoft 365

Microsoft bietet die bekannten Tools im Browser und als Desktop-App an.

  • Outlook, OneDrive und Teams
  • Word, Excel und Powerpoint
  • Funktionsumfang je nach Tarif

Proton

Proton bietet vollen Datenschutz durch Verschlüsselung und Betrieb in der Schweiz.

  • E-Mail, Kalender, Drive und Meet
  • Passwörter, VPN und Authenticator
  • Datenschutzfreundliche KI

Passend eingerichtet für Ihr Team

Neue Lösungen müssen verstanden werden, um einen Mehrwert zu bieten. Ich schule Sie und Ihr Team im Umgang mit den Cloud-Lösungen und stehe mit Support zur Seite.

Einrichtung und Umzug

  • Benutzerkonten, Domain und Ordnerstruktur
  • Übernahme vorhandener Daten
  • Freigaben, Rechte und Passwörter
  • Einrichtung der Geräte und Einweisung

Zugänge und Datensicherung

  • Sichere Anmeldung und geregelte Rechte
  • Eigene Sicherung zusätzlich zum Anbieter
  • Wiederherstellung gelöschter Daten
  • Export passend zum gewählten Dienst

Zusätzlicher Service

Plan B für den Notfall

Wird der Zugang zur Cloud gesperrt, sind alle Cloud-Dienste plötzlich nicht mehr erreichbar. Der Plan B sorgt vor.

Notfallumgebung

Eine vorbereitete Umgebung für den Fall, dass der Account gesperrt wird.

  • Unabhängig von der Cloud aufgebaut
  • Eigene Technik oder Hoster in Deutschland
  • Einsatzbereit für den Ernstfall

Umfangreiche Beratung

Vorab wird geklärt, wie mit Domain, E-Mails und Daten umgegangen wird.

  • Domain: Eigentum, Verwaltung und Zugriff
  • E-Mail: Erreichbarkeit im Notfall
  • Daten: Ablageorte, Kopien und Wiederherstellung

Gemischter Betrieb

Eigene Technik und Cloud-Dienste lassen sich sinnvoll und individuell kombinieren. Sie können beispielsweise E-Mails, Meeting-Tools und gemeinsame Dokumente in einer Workspace-Lösung nutzen, während vertrauliche Unterlagen und Backups auf einem NAS im Büro liegen. Eine Umstellung kann in diesem Szenario auch schrittweise erfolgen. Wir legen gemeinsam fest, welche Daten wo gespeichert werden und wie Ihr Team darauf zugreift.

Zusammenarbeit in der Cloud

Kommunikationswerkzeuge bleiben in der gewählten Cloud.

  • Vertraute Apps weiter nutzen
  • Zusammenarbeit wie gewohnt
  • Von überall aus erreichbar
  • Komfort der jeweiligen Plattform

Lokale Ergänzung

Lokale Software und Datenhaltung ergänzen die Cloud.

  • Sensible Daten unter eigener Kontrolle
  • Open-Source-Apps und lokaler Speicher
  • Office-Software wie OnlyOffice
  • Zugriff von unterwegs per VPN

Backup-Konzept

Ein individuelles Konzept sichert Cloud und lokale Technik.

  • Klärung, welche Daten wo liegen
  • Sicherungsmöglichkeiten je Dienst prüfen
  • Automatische Sicherung, wo technisch möglich
  • Mehrere Kopien an getrennten Standorten

Beispiel: Workspace, NAS und Mini-Server

Kommunikation in der Cloud, eigene Apps und Backup lokal.

  • Google Workspace für E-Mails, Kalender und Meetings
  • Lokales NAS für große Dateien und Backups
  • Mini-Server mit Open-Source-Apps
  • Schrittweise umsetzbar

Gemeinsam zur passenden Lösung

Wir schauen gemeinsam auf Ihre vorhandene Technik, Ihre Büroabläufe und die Anforderungen Ihres Teams. Daraus entsteht ein passender Aufbau mit eigener Hardware, Cloud-Diensten oder einer Kombination aus beidem. Ich unterstütze Sie bei der Einrichtung, der Übernahme Ihrer Daten und der Einweisung Ihres Teams. Auch um Backups, Updates und die laufende Betreuung kümmere ich mich auf Wunsch.

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