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Die digitale Zentrale für Ihr Büro

Ihre eigene Plattform auf einem deutschen Server, auf dem Ihre Apps und Automatisierung laufen. Sie erhalten eine individuelle Zusammenstellung als Ergänzung zu Ihrem Büro. Um Betrieb und Backup kümmere ich mich.

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Das Prinzip

Aufbauen statt umbauen

Sie bekommen keine neue IT-Landschaft vorgesetzt. Ihre Geräte, Programme und Gewohnheiten bleiben. Die digitale Zentrale kommt als zusätzliche Plattform dazu und wird an Ihr Büro angeschlossen.

  • Baut auf Bestehendem auf Was bei Ihnen funktioniert, bleibt. Vorhandene Programme werden angebunden und nicht ersetzt.
  • Souverän auf einem Server in Deutschland Die Technik steht in einem Rechenzentrum in Deutschland und nicht in Ihrem Büro. Die Daten der digitalen Zentrale liegen damit in Deutschland.
  • Angeschlossen über Ihre Domain Ein Reverse Proxy auf dem Server sorgt für den verschlüsselten Zugang zu allen Apps unter Ihrer eigenen Internetadresse. Sie erreichen sie im Büro, im Homeoffice und unterwegs.
  • Betrieb und Backup übernehme ich Ich betreibe die digitale Zentrale, halte die Anwendungen aktuell und kümmere mich um das Backup.

Bausteine

Was in der digitalen Zentrale läuft

Auf dem Server laufen die typischen Open-Source-Apps für das Büro. Dazu kommen Automatisierung, Backup und, wenn Sie möchten, eine angebundene KI.

Die typischen Open-Source-Apps

Eine Auswahl, die in fast jedem Büro gebraucht wird. Welche Apps bei Ihnen laufen, richtet sich nach Ihren Abläufen.

Dateiablage

Zum Beispiel mit Nextcloud

  • Zentrale Ablage für alle Dateien
  • Zugriff von jedem Gerät
  • Individuelle Organisation
  • Steuerbare Rechteverwaltung

Dokumentenmanagement

Zum Beispiel mit Paperless-ngx

  • Digitale und dauerhafte Ablage
  • Texterkennung im Dokument
  • Volltextsuche in Sekunden
  • Papier per Scanner ablegen

Passwortverwaltung

Zum Beispiel mit Vaultwarden

  • Zentraler Tresor für alle Zugangsdaten
  • Sichere Passwörter generieren
  • Passwörter im Team teilen
  • Zugriff nur für Berechtigte

Weitere Apps in der Auswahl ansehen

Dazu kommen

Automatisierung

Zum Beispiel mit n8n

  • Programme tauschen Daten aus
  • Wiederkehrende Abläufe automatisieren
  • Weniger Abtippen und Suchen
  • Schrittweise erweiterbar

Backup

Für alle Daten der Zentrale

  • Automatische, regelmäßige Sicherung
  • Redundant an mehreren Orten
  • Schutz vor Datenverlust
  • Frühere Versionen wiederherstellen

Künstliche Intelligenz

Auf Wunsch

  • Texte entwerfen und überarbeiten
  • Inhalte schnell auswerten
  • Dokumente zusammenfassen
  • Entscheidungen treffen lassen

Passend dazu: digitale Buchhaltung

Automatisierung

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Auf der Plattform lassen sich Abläufe zwischen Ihren Programmen automatisieren. Die Beispiele zeigen, was im Büroalltag möglich ist. Welche davon bei Ihnen sinnvoll sind, klären wir in der Beratung.

Anfragen automatisch erfassen

Jede Anfrage über Ihre Website landet ohne Abtippen dort, wo sie weiterbearbeitet wird.

  1. Auslöser Anfrage über die Website
  2. Schritt 2 Kontakt wird angelegt
  3. Schritt 3 Team wird benachrichtigt
  4. Ergebnis Angebot ist vorbereitet

Das bringt es

  • Keine Anfrage geht verloren
  • Kein Abtippen von Kontaktdaten
  • Schnellere Antwort an den Kunden

Eingangsrechnungen ablegen und übergeben

Rechnungen aus dem Postfach werden erkannt, einheitlich benannt und an der richtigen Stelle abgelegt.

  1. Auslöser Rechnung kommt per E-Mail
  2. Schritt 2 Anhang wird erkannt
  3. Schritt 3 Beleg wird abgelegt
  4. Ergebnis Buchhaltung erhält den Beleg

Das bringt es

  • Alle Belege an einem Ort
  • Vollständige Unterlagen für den Steuerberater
  • Kein Suchen im Postfach

Termine buchen und erinnern

Kunden wählen selbst einen freien Termin. Bestätigung und Erinnerung werden automatisch verschickt.

  1. Auslöser Kunde bucht einen Termin
  2. Schritt 2 Eintrag im Kalender
  3. Schritt 3 Bestätigung an den Kunden
  4. Ergebnis Erinnerung am Vortag

Das bringt es

  • Weniger Abstimmung per Telefon
  • Weniger vergessene Termine
  • Kalender immer aktuell

Neue Aufträge sauber starten

Sobald ein Angebot angenommen ist, wird alles vorbereitet, was für den Start gebraucht wird.

  1. Auslöser Angebot wird angenommen
  2. Schritt 2 Projektordner wird angelegt
  3. Schritt 3 Aufgaben werden verteilt
  4. Ergebnis Kunde erhält die nächsten Schritte

Das bringt es

  • Jeder Auftrag startet gleich
  • Nichts wird vergessen
  • Guter erster Eindruck beim Kunden

Wochenübersicht ohne Zusammensuchen

Die wichtigsten Zahlen kommen regelmäßig von selbst zu Ihnen.

  1. Auslöser Jeden Montagmorgen
  2. Schritt 2 Zahlen werden gesammelt
  3. Schritt 3 Übersicht wird erstellt
  4. Ergebnis E-Mail an Sie

Das bringt es

  • Zahlen auf einen Blick
  • Kein manuelles Zusammentragen
  • Feste Grundlage für die Wochenplanung

Optional: Antworten mit KI vorbereiten

Wer möchte, bindet eine KI an. Sie erkennt das Anliegen einer E-Mail und bereitet eine passende Antwort vor. Verschickt wird erst nach Ihrer Freigabe.

  1. Auslöser E-Mail trifft ein
  2. Schritt 2 KI erkennt das Anliegen
  3. Schritt 3 Antwort als Entwurf
  4. Ergebnis Versand nach Ihrer Freigabe

Das bringt es

  • Weniger Tipparbeit bei wiederkehrenden Fragen
  • Sie behalten die Kontrolle
  • Weniger Zeit im Postfach

Die Beispiele zeigen Möglichkeiten. Was im Einzelfall umsetzbar ist, hängt von den Schnittstellen Ihrer Programme ab und wird in der Beratung geprüft.

Zeitrechner

Wie viel Zeit bindet ein Ablauf heute?

Denken Sie an eine Aufgabe, die regelmäßig von Hand erledigt wird, zum Beispiel das Anlegen eines Kontakts oder das Ablegen einer Rechnung.

92 Stunden pro Jahr

Das sind 2 Stunden pro Woche oder rund 12 Arbeitstage im Jahr.

Gerechnet mit 46 Arbeitswochen und 8 Stunden pro Arbeitstag.

Diesen Ablauf besprechen

Diese Werkzeuge lassen sich verbinden

Voraussetzung ist eine Schnittstelle im jeweiligen Programm. Ob sie vorhanden ist, wird in der Beratung geprüft.

  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • E-Mail-Postfächer
  • Kalender
  • Website-Formulare
  • Buchhaltungssoftware
  • Dokumentenablage
  • Tabellen
  • Chat und Messenger
  • KI-Modelle

Umgesetzt wird zum Beispiel mit n8n, einem Baukasten für Abläufe zwischen Programmen. n8n läuft direkt in der digitalen Zentrale, also auf dem Server in Deutschland. Ein zusätzlicher Automatisierungsdienst in der Cloud ist dafür nicht nötig.

Bestehende Dienste

Passt zu dem, was Sie bereits nutzen

Ob Google Workspace, Microsoft 365, Proton oder eine eigene Mischung: Ich übernehme Ihre bestehende Umgebung oder richte sie für Sie ein. Die digitale Zentrale kommt als Ergänzung dazu.

Google Workspace

Die Lösung von Google bildet alle Apps und Dienste vollständig im Browser ab. Sie eignet sich besonders für plattformübergreifendes Arbeiten.

  • Gmail, Kalender, Drive und Meet
  • Docs, Sheets und Slides
  • Gemeinsames Bearbeiten im Browser

Microsoft 365

Microsoft bietet die bekannten Anwendungen im Browser und als Desktop-App an.

  • Outlook, OneDrive und Teams
  • Word, Excel und PowerPoint
  • Funktionsumfang je nach Tarif

Proton

Proton bietet eine komplette Suite mit Fokus auf Datenschutz durch Verschlüsselung und Betrieb in der Schweiz.

  • E-Mail, Kalender, Drive und Meet
  • Passwörter, VPN und Authenticator
  • Datenschutzfreundliche KI

Individuell

Sie nutzen E-Mail und Co. von einem Hoster oder eine über die Jahre zusammengestellte Mischung? Auch dazu passt die digitale Zentrale.

  • E-Mail mit eigener Domain beim Hoster
  • Kombinierbar mit Microsoft Office oder anderen Apps
  • Keine Kosten für ungenutzte Funktionen

Auf Wunsch

Plan B und lokales Setup

Zwei Ergänzungen, die nicht jedes Büro braucht.

Plan B für den Notfall

Wird der Zugang zur Cloud gesperrt, sind alle Cloud-Dienste plötzlich nicht mehr erreichbar. Der Plan B sorgt als zusätzlicher Service mit einer vorbereiteten Notfallumgebung vor.

  • Unabhängig von der Cloud aufgebaut
  • Domain, E-Mail und Daten vorab geklärt
  • Einsatzbereit für den Ernstfall

Lokales Setup gewünscht?

Sie möchten ein NAS oder einen Mini-Server im eigenen Büro betreiben? Lassen Sie uns darüber sprechen.

Lokales Setup anfragen

Vorgehen

In zwei Schritten zur digitalen Zentrale

Am Anfang steht immer die Beratung. Eingerichtet und betreut wird vollständig aus der Ferne.

Beraten und erarbeiten

  1. ErstgesprächSie schildern Ihre Situation und Ihre Ziele.
  2. BestandsaufnahmeWelche Programme sind im Einsatz und wo geht Zeit verloren?
  3. BewertungNutzen und Aufwand werden für jeden Baustein abgewogen.
  4. LösungsvorschlagSie erhalten einen Vorschlag mit klarem Umfang.

Einrichten und betreiben

  1. EinrichtungServer, Apps und Abläufe werden eingerichtet.
  2. AnschlussIhr Büro wird über Ihre Domain angeschlossen.
  3. ÜbergabeSie und Ihr Team erhalten eine Einweisung und eine verständliche Dokumentation.
  4. BetriebBetrieb, Backup und Erweiterungen übernehme ich.

Häufige Fragen

Kurz beantwortet

Was ist die digitale Zentrale?

Ihre eigene Plattform auf einem deutschen Server, auf dem Ihre Apps und Automatisierung laufen. Typische Apps sind Dateiablage, Dokumentenmanagement und Passwortverwaltung. Die Zusammenstellung ist individuell und ergänzt Ihr bestehendes Büro, das über Ihre Domain angeschlossen wird.

Muss ich meine Programme wechseln?

Nein. Was bei Ihnen funktioniert, bleibt. Vorhandene Dienste wie Google Workspace, Microsoft 365 oder Proton bleiben bestehen und werden nicht ersetzt.

Funktioniert das mit Mac und PC?

Ja. Alle Lösungen funktionieren mit Mac, PC und im Mix.

Für wen lohnt sich eine Automatisierung?

Für Selbstständige und kleine Unternehmen mit wiederkehrenden Aufgaben. Entscheidend ist, wie oft ein Ablauf vorkommt und wie viel Zeit er bindet. Genau das wird in der Beratung geprüft, bevor etwas umgesetzt wird.

Muss ich KI nutzen?

Nein. KI lässt sich an die digitale Zentrale anbinden, muss aber nicht. Wer sie nutzen möchte, kann sich zum Beispiel beim Zusammenfassen von Dokumenten oder beim Entwerfen von Texten unterstützen lassen. Entwürfe werden erst nach Ihrer Freigabe verschickt.

Wo liegen meine Daten?

Die Daten der digitalen Zentrale liegen auf einem Server in Deutschland. Was Sie weiterhin in Ihrer bisherigen Cloud speichern, bleibt dort.

Wer kümmert sich um Betrieb und Backup?

Das übernehme ich. Ich betreibe die digitale Zentrale, halte die Anwendungen aktuell und kümmere mich um das Backup.

Muss dafür jemand zu mir ins Büro kommen?

Nein. Einrichtung, Einweisung und Betreuung erfolgen aus der Ferne.

Was kostet das?

Das hängt vom Umfang ab. Nach der Beratung erhalten Sie einen Lösungsvorschlag mit klarem Umfang. Erst danach entscheiden Sie, ob und was umgesetzt wird.

Nächster Schritt

Bereit für Ihre digitale Zentrale?

Schildern Sie mir kurz Ihre Situation. Im Erstgespräch klären wir, welche Apps und Abläufe Ihrem Büro wirklich helfen.

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