Ein digitales Büro braucht gute Werkzeuge und die Freiheit, selbst zu entscheiden. Open Source bietet dafür vielseitige Lösungen, von der gemeinsamen Dateiablage bis zur eigenen KI. In der digitalen Zentrale laufen diese Anwendungen auf einem Server in Deutschland.
Grundlagen
Open Source bedeutet, dass der Programmcode einer Software öffentlich zugänglich ist. Dieser Code ist so etwas wie der Bauplan eines Programms und darf geprüft, genutzt, verändert und weitergegeben werden.
Viele dieser Anwendungen lassen sich auf einem eigenen Server betreiben. Sie entscheiden somit selbst, wo Ihre Daten liegen, wer darauf zugreifen darf und wer Ihre Technik betreut.
Vier Gründe, warum sich Open Source gerade für kleine Unternehmen lohnt.
Ihre Dateien, Dokumente und Zugangsdaten liegen auf einem Server in Deutschland und nicht bei einem großen Cloud-Anbieter. Der Speicherort steht fest und Zugriffsrechte werden nach Ihren Vorgaben vergeben. Vertrauliche Unternehmensdaten bleiben damit in Ihrer Hand.
Die Benutzerkonten werden auf dem eigenen Server verwaltet. Ihr Zugang hängt damit nicht von einem zentralen Konto bei einem Cloud-Anbieter ab. Wird dort ein Konto gesperrt, bleiben diese Anwendungen erreichbar.
Eine Installation lässt sich auf einen anderen Server umziehen. Der offene Programmcode ermöglicht es auch anderen Fachleuten, die Software zu betreuen, anzupassen und weiterzuentwickeln. So bleiben Sie bei Veränderungen handlungsfähig.
Viele Anwendungen sind ohne Lizenzgebühren nutzbar. Für einen zuverlässigen Betrieb gehören ein passender Server, regelmäßige Updates und Backups dazu. Einrichtung und Betrieb übernehme ich für Sie.
Sie müssen dafür keine eigene Technik anschaffen. Die Anwendungen laufen auf einem Server in Deutschland, der über Ihre Domain an Ihr Büro angeschlossen wird. Ich betreibe sie, halte sie aktuell und kümmere mich um das Backup.
Anwendungen
Für viele Aufgaben im Büro gibt es passende Anwendungen, die sich in der digitalen Zentrale betreiben lassen. Die folgende Auswahl lässt sich vollständig mit Docker auf einem Server einrichten.
Damit können mehrere Programme getrennt voneinander auf derselben Technik laufen. Die passende Kombination richtet sich nach Ihren Abläufen.
Die eigene Cloud für Ihr Büro
Nextcloud bündelt Dateien und Workspace in Ihrer eigenen Cloud. Sie greifen im Büro und unterwegs auf Ihre Unterlagen zu und teilen sie gezielt mit Kollegen oder Kunden. Mit passenden Erweiterungen kommen Dokumentbearbeitung, Chats und Videokonferenzen hinzu.
Ihr digitaler Aktenschrank
Mit Paperless-ngx sammeln und ordnen Sie Belege, Verträge und Briefe an einem Ort. Die automatische Texterkennung macht auch eingescannte Unterlagen durchsuchbar. Somit finden Sie Dokumente schnell wieder und sparen sich langes Suchen in Ordnern.
Passwörter sicher verwalten
Vaultwarden bewahrt Zugangsdaten in einem verschlüsselten Tresor auf dem Server auf. Über die kompatiblen Bitwarden-Apps stehen die Passwörter am Computer und auf dem Smartphone bereit. Gemeinsame Zugänge lassen sich gezielt im Team teilen.
Wissen im Unternehmen festhalten
BookStack ist ein digitales Handbuch für Ihr Unternehmen. Anleitungen, Arbeitsabläufe und wichtiges Wissen werden in Büchern, Kapiteln und Seiten gesammelt. Das erleichtert die Einarbeitung und spart wiederkehrende Rückfragen.
PDF-Dateien einfach bearbeiten
Stirling PDF bündelt viele praktische Werkzeuge für die tägliche Arbeit mit PDF-Dateien. Die Bearbeitung erfolgt im Browser auf dem Server Ihrer digitalen Zentrale. Vertrauliche Unterlagen müssen dafür nicht zu einem fremden Onlinedienst hochgeladen werden.
Dokumente digital unterschreiben
Mit DocuSeal bereiten Sie Dokumente zum Ausfüllen und elektronischen Unterschreiben vor. Empfänger erledigen das direkt im Browser. Ausdrucken, Unterschreiben und erneutes Einscannen entfallen bei diesen Abläufen.
KI ohne fremden Onlinedienst nutzen
LibreChat bietet eine vertraute Chatoberfläche, während Ollama das passende KI-Modell auf dem Server ausführt. Ihre Eingaben bleiben damit im eigenen System. Dafür wird ein Server mit passender Leistung benötigt.
Projektzeiten nachvollziehbar erfassen
Kimai erfasst, wie viel Zeit Sie und Ihr Team für Kunden und Projekte aufwenden. Stunden lassen sich direkt stoppen oder nachträglich eintragen. Das schafft eine klare Grundlage für die Abrechnung und die Planung künftiger Aufträge.
Weitere Werkzeuge für Ihr Büro
Diese Auswahl ist nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten. Für viele weitere Aufgaben gibt es passende Open-Source-Anwendungen. Gemeinsam finden wir die Werkzeuge, die Ihr Büro sinnvoll ergänzen.
Je nach Anwendung können zusätzliche Funktionen oder Support kostenpflichtig sein.
Nächster Schritt
Wir bewerten Ihre aktuelle Situation und wählen die Anwendungen aus, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern und Ihnen die Kontrolle über Ihre Daten geben. Ich unterstütze Sie bei der Einrichtung, der Übernahme vorhandener Daten und der Einweisung Ihres Teams.
